De masochistische gesel van e-mail
1 reactie(s) |
Tekstgrootte: 
Gerelateerd:
Met zo´n opening kun je haast niet anders van mij verwachten dan dat ik ga bepleiten dat het probleem ergens anders ligt. E-mail is in mijn ogen een zegen. Het heeft de communicatie versneld en tijdsonafhankelijk gemaakt. Dankzij e-mail kunnen we bepaalde zaken sneller en efficiënter regelen dan in het verleden. Het probleem ligt in het gebruik. Wellicht beter gezegd: ´misbruik´ van e-mail. Bedrijven huilen echter krokodillentranen als ze zich beklagen over het slechte e-mailgebruik door hun werknemers. Want geen enkel (bij mij bekend) bedrijf leert hun werknemers dit nuttige hulpmiddel op effectieve en efficiënte wijze te hanteren.
10 commandments of e-mail
In een wilde bui probeerde ik ooit in dit ´gat in de markt´ te springen, door ´the 10 commandments of e-mail´ te lanceren. Ik was er best tevreden over, en was zo naïef te veronderstellen dat een goed idee zichzelf binnen mijn organisatie zou verspreiden. Ik mailde het naar drie collega´s met de instructie om, als de inhoud hen beviel, het wederom aan drie collega´s door te mailen. Met een complex wiskundig algoritme, had ik reeds bepaald dat ik met slechts zeven lagen het gehele werknemersbestand zou kunnen bereiken. Aangezien ik besefte dat e-mailgedrag alleen veranderd kan worden door continue feedback naar overtreders, had ik als 10e gebod opgenomen dat je je collega´s zou aanspreken op het niet naleven van de 10 geboden.
Ontluisterend
De werkelijkheid was ontluisterend. Ik denk dat ik 10 personen bereikt heb; en ik krijg nog steeds een stortvloed van onnodige elektronische berichten van mijn collega´s die nooit ´gezegend´ werden met mijn geboden. In mijn ´jeugdig´ enthousiasme, blijf ik nog steeds de strijd aangaan met schendingen van de e-mailetiquette. Vraag ik collega´s die drie personen in de `To´ zetten, met slechts een enkele opdracht tot handelen, van welke persoon ze actie verwachten. Ik vraag mensen om mij niet meer te cc´en op voor mij niet relevante zaken. Het is hard werken, maar het blijft een druppel op een gloeiende plaat.
Masochistisch plezier
Als mensen ergens over klagen, maar geen enkel initiatief nemen om de situatie te veranderen, dan moet er iets anders aan de hand zijn. Mijn conclusie: wij allen beleven een masochistisch plezier aan de overload aan e-mails. Om dit te bestrijden moeten we het dus anders aanpakken: we moeten e-mails minder pijnlijk maken. Wellicht verandert er dan wel iets.
Reageer hieronder op dit weblog!
1 reactie(s)
Hallo Toin, dat is weer een goede blog over een onderwerp dat iedereen herkent. Atos wil e mail (terecht?!) afschaffen. Ik hoop dat je het mij vergeeft om over SharePoint te beginnen, want wij doen niet anders, maar als je SharePoint goed inricht/laat inrichten kan je al een heleboel overbodige e mail kwijtraken. Voorbeelden daarvan zijn: de vraag waar een document staat, wat moet ik nu doen, wanneer is de opleverdatum etc., wanneer moet ik actie ondernemen.
Het was onze missie om het planning en control beheers proces efficiënter te maken, Als afgeleid product is een enorme reductie van e mails gevolgd, zodat de organisaties die onze SharePoint oplossingen gebruiken een behoorlijke reductie in e mails hebben gezien.
Reageren
Over Toin Jansen
Toin Jansen is ex-controller bij Tennant en een vaste auteur van Controllers Magazine, onder meer van de artikelenreeks 'Ik las het in HBR'.
Controllers vacatures
Opinie: Duurzaam ondernemen
Wist u dat duurzaamheid en winstmaximalisatie niet haaks op elkaar staan, maar dat zij elkaar juist versterken? En wist u dat een slimme duuzame aanpak kan leiden tot indrukwekkende kostenbesparingen? De beurt aan de controller om een mening te geven over de stand van zaken.
