Control en controls. Hoofdzaak of belangrijkste bijzaak?
1 reactie(s) |
Tekstgrootte: 
Gerelateerd:
Ook het feit dat geïntegreerde zakelijke software resulteert in het feit dat je niet één maar duizenden boekhouders kunt hebben, zorgt ervoor dat, als je je niet inspant, constant bezig moet zijn met controle, controle en nog eens controle. De uitgebreide acceptatie van ERP of soortgelijke software heeft er toe geleid dat het aantal boekhouders exponentieel is toegenomen.
Daar waar eerst een journaalpost in de boekhouding door de boekhouder werd gemaakt naar aanleiding van een transactie, is het nu realiteit dat iedere transactie voor een journaalpost door ongekwalificeerd boekhoudkundig personeel in het systeem komt. Een verkeerde btw-code aan een grootboekrekening gekoppeld, kan zelfs bij het boeken van de factuur waar een afwijkend btw-percentage op staat tot fouten in de aangifte leiden.
Bij Amazon of Bol.com leidt iedere internetbestelling tot een proces met diverse journaalposten. U begrijpt dus wel dat de parameters bij inrichting een veel belangrijker item in de controleketen zijn geworden en ook gedurende de uitvoering controle behoeven, bijvoorbeeld door exception reporting.
En dan ga ik nog maar even voorbij aan 'Het nieuwe werken'.
Het nieuwe werken
Sommige controllers denken bij ‘het nieuwe werken’ dat er informatie ongecontroleerd de deur uitgaat. Het tegendeel is waar. Kon iedereen in het verleden onder de dekmantel van thuiswerken even een document afdrukken en meenemen om thuis te werken, of zelfs e mailen naar het eigen e-mailaccount, nu kan je met software zoals Google apps, SharePoint, Lotus Notes et cetera vanuit thuis inloggen en houdt het systeem keurig bij wie er op welk tijdstip heeft ingelogd en welke documenten zijn gelezen en/of bewerkt. Het is dus maar hoe je naar controls wilt kijken.
Het ‘nieuwe werken’ wordt steeds belangrijker. Nu denkt men nog steeds dat het een hype betreft, bedacht door bedrijven als Microsoft, Amazon enzovoorts, maar de feiten zijn anders. Denkt u dat LinkedIn nog op een eigen servertje draait? De grote partijen hebben allemaal een SAS 70-verklaring en gaan op professionele wijze om met hun databeleid. Data uit Europa draait bij Microsoft in de cloud in Ierland en Nederland en niet in Amerika. Bij Azure wordt dit ook al getoond als je er meewerkt, de andere software zal volgen.
In de wolken?
Nu speelt het voorzichtigheidsbeginsel nog een sterke rol bij controllers en dat leidt tot aanpassingen door de software leveranciers en dat is goed. Maar is het niet zo dat met alles wat er nu in ons vak gebeurd ook aarzeling heeft bestaan? Wat denk je in deze context van elektronisch boekhouden, shared service centers met een centrale server waarop werd ingelogd, et cetera. Ook hier werd nagedacht over de controles, voordat het massaal werd omarmd. Het is een kwestie van tijd, dat de Cloud volgt. Er moeten wel rainmakers zoals Microsoft, Amazon aan te pas komen. Maar de controller heeft de paraplu paraat.
Conclusie
Een moderne controller kan niet zonder goede controls om ‘in control’ te zijn.
Reageer hieronder op dit weblog!
1 reactie(s)
Het feit dat iedere transactie door een gebruiker van diverse afdelingen binnen een organisatie nu leiden tot een journaalpost in de boekhouding is voor mij nog meer reden om te benadrukken dat financiële mensen (hoofd FA, controller etc) veel meer betrokken moeten zijn bij de implementatie van ERP-systemen. Uit ervaring kan ik stellen dat dit in veel gevallen jammergenoeg niet gebeurt en dat veel financiële professionals ook geen idee hebben hoe e.e.a. in zijn werk gaat; zij 'vluchten' al snel in de vertrouwde spreadsheets.
Als we good-old Starreveld erbij halen, dan ligt primair de registrerende functie bij de financiële administratie. Mijns inziens kun je hier dan ook beter onderscheid maken tussen vastleggen (bijv. magazijnmedewerker die een goederenontvangst vastlegt in het ERP-systeem). De registratie in de boekhouding gebeurt o.b.v. diverse instellingen in het ERP-systeem maar valt nog steeds onder verantwoordelijkheid van de financiële functie; deze zou zich daarom niet kunnen onttrekken bij de implementatie en de continue controles zoals door André in z'n artikel aangegeven. Helemaal mee eens dus.
Reageren
Over André Salomons
André Salomons is eigenaar van Smart SharePoint Solutions en houdt zich bezig met het vertalen van bedrijfsprocessen zoals planning en control, juridische zaken en governance naar voor gebruikers op natuurlijke wijze te gebruiken toepassingen. Daarnaast schrijft hij o.a. voor Controllersmagazine.nl regelmatig ICT en Finance artikelen.
Controllers vacatures
Opinie: Duurzaam ondernemen
Wist u dat duurzaamheid en winstmaximalisatie niet haaks op elkaar staan, maar dat zij elkaar juist versterken? En wist u dat een slimme duuzame aanpak kan leiden tot indrukwekkende kostenbesparingen? De beurt aan de controller om een mening te geven over de stand van zaken.
