Efficiënter werken vereist verandering

Efficiënter werken betekent ook dat je zelf de moed opbrengt en tijd vrijmaakt om zelf een cursus te nemen.
Jaren heb ik als controller het tegendeel aangehnagen.
Ik moet nu echter bekennen dat, nu er zoveel nieuwe functies zijn, ik die gemist zou kunnen hebben als ik geen training had gevolgd.

Ik heb ze nu sneller en beter geleerd dan dat ik ze in de praktijk zou hebben uitgeprobeerd.
Op deze manier hebben trainingen voor werknemers die de hele dag met een bepaalde applicatie bezig zijn ook een kostenbesparend effect.

Ik ben recentelijk voor mijn werk in Suriname geweest. Het valt mij op dat een aantal van de Surinaamse bedrijven een inhaalslag aan het maken is om productiviteits- en kwaliteitsverbeteringen door te voeren. Ik zal daar in mijn nieuwe weblog uitvoerig over berichten.
Aangezien de kostenfactor arbeid, want die is daar ontzettend laag, daarvan niet de motivator kan zijn, moeten er welhaast andere factoren spelen. Misschien ook een inspiratie voor Nederlandse controllers?

@Eric, ik deel je mening in deze van harte. Ook voor andere software pakketten gaat jouw stelling op. Financials denken dat ze alles met hun pakket kunnen. Het is mooi dat ze zich daarin verdiepen. Zo weten we al van mensen die dit over Axapta, Afas, Exact en andere pakketten dachten, maar na de demo op andere gedachten zijn gekomen. Je stat dus niet alleen.

Beste André,
Ik heb je demo gezien en ik begrijp nu iets beter wat je bedoelde. Ik zie nu wat je tracht te bereiken met Financial Suite en Legal Platform en ik kan me daar heel goed in vinden. Het blijft inderdaad een beetje een zwaktebod om dit buiten SAP om te doen, maar ik zie er wel een heel goed alternatief in voor bijvoorbeeld SAP Solution Manager. Alhoewel SAP tracht het gebruik van Solution Manager ( waar dit soort zaken ook in kan en waar het ook voor bedoeld is) te vergroten, is de populariteit ervan
niet groot en wordt het zelden hiervoor gebruikt. Het gevolg is inderdaad dat een organisatie een soort takenlijst in Excel heeft met alle noodzakelijke control documenten in een aparte directory. Dit lijkt met FS en LP in één tool te kunnen en kan dus een groot voordeel voor bedrijven opleveren omdat dan alle taken en documenten in één repository staan. Het grootste voordeel zie ik hierin dat men vanuit FS en LP direct naar het SAP systeem wordt gedirigeerd naar de juiste transactie om een bepaalde taak te doen. Indien je dit voor alle grotere boekhoudsystemen doet, dan zit je denk ik wel op de goede weg.

@Eric, dit si denk ik een goede inhoudleijke discussie. Voor wat betreft genereren kan ik het met je eens zijn. het gaat wat mij betreft om de "human middle ware". Hier worden taken met primaire en seundaire data gedaan, welke worden vastgelegd, zoals specificaties, analyses en controles,taken etc. Die sla je echt niet in 1 keer in SAP op. Deze zaken kun je beter beleggen in FS (bezoek anders even de demo op onze website, dan kun je zien wat ik bedoel). De planning van prodcutieplan met resources etc,. is een afgeleide van het salesplan wat eerst gemaakt kan worden met SAP, lokaal gedownload wordt en ook gemanaged met Sp en dan teruggeplaatst in SAP.

Maar ja niet alle bedrijven hebben SAP.

Beste André, ik begrijp wel waar je vandaan komt, maar ik ben het niet geheel met je eens. Alles wat met de planning & control cyclus te maken heeft, kan wel degelijk in SAP.
Echter, men denkt dat SAP ingewikkeld is en weet vaak ook niet eens van de hoed en de rand. Dus het is mijn inziens meer een perceptie dan realiteit. Een goed ingericht SAP omgeving kan volledig geautomatiseerde informatie genereren inclusied de sales budgetten van een sales manager.
Echter, ik geef toe dat het in sommige gevallen wellicht handiger zou kunnen zijn om als front-end voor sales & marketing een tool zoals sharepoint te gebruiken.
Maar zeker niet voor de rest van het planning & control proces. Dat hoort gewoon binnen SAP gedaan te worden en wel volledig automatisch en geintegreerd met alle onderliggende bedrijfsprocessen en op basis van product cost accounting en activity-based costing. Het belangrijkste is dat er obv de sales forecasts een gedegen planning omtrent de benodigde resources en de daarbij behorende kosten wordt berekend.

@Eric, ik denk dat SharePoint geen zwaktebod is, maar juist een goede aanvulling kan zijn op het SAP proces. SAP voorziet echt niet in het volledig afdekken van het P en C proces. Waarom zouden er dan nog gedeelde netwerkmappen worden gebruikt voor periode aansluitingen zoals aansluitingen sub- grootboek, cuttoff sales an andere audits. Daarnaast voorziet SAP niet in de documentatie van Forecast en Budget van documenten in de ontwerpfase zoals eerste doorrekeningen van forecasts en budgets.Denk bijvoorbeeld aan het sales budget op de harddisk van een niet gesynchroniseerde latop van de sales manager.

En daar is nu juist SharePoint met onze toepassing Financial Suite ontzettend goed als aanvulling.
Ik ben het wel met je eens dat een aantal organisaties er niet in is geslaagd om SAP goed in te richten. Maar ja , het is SAP......... en dus best ingewikkeld.

Ik zie ook een gebrekkige en inefficiente manier van werken binnen organisaties die bijvoorbeeld SAP hebben. Dat zou binnen die organisaties helemaal niet mogen, maar dat is dan het gevolg van het niet goed opzetten van het management control proces binnen SAP. En daar zijn helaas legio voorbeelden van. Binnen een SAP omgeving kan er een volledig geautomatiseerde en geintegreerde planning & control proces worden opgezet waarbij geen gebruik gemaakt hoeft te worden van third party software zoals sharepoint. Persoonlijk denk ik dat zo een tool een zwaktebod is omdat je niet in staat bent geweest om het binnen SAP op te zetten. Helaas komt dit vaak door gebrek aan kennis bij zowel interne als externe krachten.
Gezien deze ervaring vraag ik me dus af of dit ook bij andere ERP Systemen voorkomt.

Als ik dit artikel van 3-2-2010 weer lees, realiseer ik mij dat de ontwikkelingen enorm snel gaan.

Denk maar aan cloud computing, de termen als IaaS (Infrastructure as a Service) en PaaS (Platform as a Service) en SaaS ( Software as a Service) zijn nog niet ingeburgerd bij controllers, maar worden wel steeds bekender.
Antwoorden op de vraag of er al oplossingen zijn, kunnen inmiddels ook bevestigend worden beantwoord. Ik denk dat een controller die goed is in zijn vak, deze ontwikkelingen op het gebied van cloud computing met meer dan gemiddelde belangstelling leest of zou moeten lezen.

Zijn jullie al "Cloud ready"?

Beste Frans,
Ik deel je mening dat mensen de sleutel zijn voor ieder financieel product, of dit nu budget, prognose of een ander is, het blijft mensenwerk. In een aantal gevallen is de menselijke interactie onontbeerlijk.
Juist om die reden heb ik vanuit de controllers professie deze Financial suite in SharePoint gemaakt, om zoveel mogelijk tijd over te houden voor dit aspect. Door het gebruik van een vaste relatie tussen taken en documenten in combinatie met versiebeheer ontstaat een kwaliteitsniveau dat je wenst en is het veel beter mogelijk om de documenten die je nodig hebt gestructureerd op te(laten) slaan.
Hierdoor heb je en meer tijd om de documenten op inhoud te beoordelen en je hebt meer tijd om met de mensen aan tafel te zitten om tussen de regels door te lezen. Het is dus niet als, zo vaak een IT oplossing, maar een oplossing vanuit de controllers praktijk ontstaan.

Beste Ad,
Het lijkt wel hetzelfde als de immer onoplosbare drift van de IT technicus die voor ieder probleem een antwoord wil vervatten in zijn systeem en sommige problemen( lees Informatie) die zich voor gebruikers van die systemen niet in een systeem wil laten vatten. De sleutel ligt in de intermenselijke relaties. Wat vind de één belangrijk en hoe zorg ik ervoor dat een ander niet met mijn belangrijke informatie aan de haal gaat, want dat scheelt me in mijn promotionele mogelijkheden. Angst is vaak ( ben ik teveel tegengekomen) de drijfveer voor het achterhouden van (niet tijdig opleveren van de juiste) informatie. Juist de informatie die niet opgeschreven is, maar evident aanwezig is en echter door de gebruikers als irrelevant wordt afgedaan blijkt de informatie te zijn die je nodig hebt voor het adequate laatste stukje van je budgetting en forecast. De geïnvesteerde tijd in relatiemanagement blijkt omgekeerd evenredig met de correcte output van controlling. Als ik een auto moet besturen, op de achterbank zit en alleen maar naar achteren kan kijken probeer ik zoveel mogelijk te standaardiseren en blijf permanent op zoek naar de 'missing link'.
In het deadline proces zoveel mogelijk niet financiele informatie koppelen levert verbluffende resultaten. Menig controller kan financiele info labelen, echter weinige niet controllers zijn hiertoe ook in staat.
Ik blijf verder blunderen met het zoeken naar de vervolmaking van processen.

Vervolg:
Ik ben blij met de reakties van deze lezers. Maar ik blijf op zoek naar meningen van controllers op dit gebied. Hebben jullie zelf oplossingen, hoe zien die er uit en willen jullie die met ons (de lezers) delen?

@PJ: IK ben het met je eens dat de communicatie vaardigheden van de financiële mensen voor verbetering vatbaar zijn, gezien het aantal cursussen op dat gebied. Gevolg is wel dat de transparantie daarvan de dupe is. Met die kennis in het achterhoofd biedt een gestructureerde oplossing nog veel meer voordelen. Daarbij denk ik dat de projectmatige aanpak van de periode rapportage maakt dat je de terugkerende taken generiek kunt maken en dus kunt automatiseren en dat slechts een klein deel nooit standaard routine wordt (jouw voorstel voor het spoorboekje past daar dus prima in). In combinatie met het persoons-onafhankelijk (maar functie-afhankelijk) maken van de op te leveren stukken heb je hier het fundament voor een kwalitatief betere en gecontroleerde werkroutine. Je zou zelfs de taken paralel kunnen laten lopen met de op te leveren documenten

@Ad: Wat zou het fijn zijn als je de auditors fysiek buiten de deur kan houden. Dat kan je naar mijn idee dan realiseren door ze toegang tot jouw documenten en taken omgeving te geven, waar ze kunnen vaststellen dat er een audit trail op het Planning en Control proces is en een grote mate van kwaliteitsborging door de structuur afgedwongen wordt. Wat zal dat een besparing voor iedereen kunnen opleveren……..

@Ab: Ik ben zeer benieuwd naar jouw ervaringen bij derden en ik hoop dat je de lezers via deze blog op de hoogte wilt houden!

Zeker in het kader van steeds hogere eisen van het voldoen aan toenemende regelgeving vanuit diverse invalshoeken is het snel beschikbaar hebben van de juiste documenten van vitaal belang.

Beste André,

Ik heb eens op de link onderin je tekst geklikt en zie dat je al een oplossing hebt voor het door jou gesignaleerde issue. Ik vind wat je schrijft herkenbaar en de mogelijkheden die de oplossing biedt heel adequaat overkomen. Er gaat inderdaad veel tijd verloren met het zoeken naar de juiste informatie op het netwerk als het gaat om stukken die niet door het standaard administratieve systeem geproduceerd worden, maar wel noodzakelijk zijn om de rapportagecyclus compleet te maken. (in Excel, Word, Powerpoint, etc)

En het aanleveren van allerlei rapportages en toelichtingen daarop per mail wordt ook overbodig.

Ik werk zelf als interim controller en ga bij mijn opdrachtgever eens kijken of het daar niet een goede verbeteroptie kan zijn.

Ab

Denk dat het stuk loopt op communicatie. Financiële mensen blinken hier niet op uit. Transparantie is daarom meestal ver te zoeken. Denk dat we op zoek moeten naar een "spoorboekjes systeem" voor informatie. Ook flow management zou een oplossing kunnen zijn. Meer "tracking en Tracing" op de administratie. Wat staat waar, wie is de eigenaar, wie moet er mee werken en wie mag het zien. Deze transparantie kan ons leven een stuk makkelijker maken.