Efficiënter werken vereist verandering

Beste Frans,
Ik deel je mening dat mensen de sleutel zijn voor ieder financieel product, of dit nu budget, prognose of een ander is, het blijft mensenwerk. In een aantal gevallen is de menselijke interactie onontbeerlijk.
Juist om die reden heb ik vanuit de controllers professie deze Financial suite in SharePoint gemaakt, om zoveel mogelijk tijd over te houden voor dit aspect. Door het gebruik van een vaste relatie tussen taken en documenten in combinatie met versiebeheer ontstaat een kwaliteitsniveau dat je wenst en is het veel beter mogelijk om de documenten die je nodig hebt gestructureerd op te(laten) slaan.
Hierdoor heb je en meer tijd om de documenten op inhoud te beoordelen en je hebt meer tijd om met de mensen aan tafel te zitten om tussen de regels door te lezen. Het is dus niet als, zo vaak een IT oplossing, maar een oplossing vanuit de controllers praktijk ontstaan.

Beste Ad,
Het lijkt wel hetzelfde als de immer onoplosbare drift van de IT technicus die voor ieder probleem een antwoord wil vervatten in zijn systeem en sommige problemen( lees Informatie) die zich voor gebruikers van die systemen niet in een systeem wil laten vatten. De sleutel ligt in de intermenselijke relaties. Wat vind de één belangrijk en hoe zorg ik ervoor dat een ander niet met mijn belangrijke informatie aan de haal gaat, want dat scheelt me in mijn promotionele mogelijkheden. Angst is vaak ( ben ik teveel tegengekomen) de drijfveer voor het achterhouden van (niet tijdig opleveren van de juiste) informatie. Juist de informatie die niet opgeschreven is, maar evident aanwezig is en echter door de gebruikers als irrelevant wordt afgedaan blijkt de informatie te zijn die je nodig hebt voor het adequate laatste stukje van je budgetting en forecast. De geïnvesteerde tijd in relatiemanagement blijkt omgekeerd evenredig met de correcte output van controlling. Als ik een auto moet besturen, op de achterbank zit en alleen maar naar achteren kan kijken probeer ik zoveel mogelijk te standaardiseren en blijf permanent op zoek naar de 'missing link'.
In het deadline proces zoveel mogelijk niet financiele informatie koppelen levert verbluffende resultaten. Menig controller kan financiele info labelen, echter weinige niet controllers zijn hiertoe ook in staat.
Ik blijf verder blunderen met het zoeken naar de vervolmaking van processen.

Vervolg:
Ik ben blij met de reakties van deze lezers. Maar ik blijf op zoek naar meningen van controllers op dit gebied. Hebben jullie zelf oplossingen, hoe zien die er uit en willen jullie die met ons (de lezers) delen?

@PJ: IK ben het met je eens dat de communicatie vaardigheden van de financiële mensen voor verbetering vatbaar zijn, gezien het aantal cursussen op dat gebied. Gevolg is wel dat de transparantie daarvan de dupe is. Met die kennis in het achterhoofd biedt een gestructureerde oplossing nog veel meer voordelen. Daarbij denk ik dat de projectmatige aanpak van de periode rapportage maakt dat je de terugkerende taken generiek kunt maken en dus kunt automatiseren en dat slechts een klein deel nooit standaard routine wordt (jouw voorstel voor het spoorboekje past daar dus prima in). In combinatie met het persoons-onafhankelijk (maar functie-afhankelijk) maken van de op te leveren stukken heb je hier het fundament voor een kwalitatief betere en gecontroleerde werkroutine. Je zou zelfs de taken paralel kunnen laten lopen met de op te leveren documenten

@Ad: Wat zou het fijn zijn als je de auditors fysiek buiten de deur kan houden. Dat kan je naar mijn idee dan realiseren door ze toegang tot jouw documenten en taken omgeving te geven, waar ze kunnen vaststellen dat er een audit trail op het Planning en Control proces is en een grote mate van kwaliteitsborging door de structuur afgedwongen wordt. Wat zal dat een besparing voor iedereen kunnen opleveren……..

@Ab: Ik ben zeer benieuwd naar jouw ervaringen bij derden en ik hoop dat je de lezers via deze blog op de hoogte wilt houden!

Zeker in het kader van steeds hogere eisen van het voldoen aan toenemende regelgeving vanuit diverse invalshoeken is het snel beschikbaar hebben van de juiste documenten van vitaal belang.

Beste André,

Ik heb eens op de link onderin je tekst geklikt en zie dat je al een oplossing hebt voor het door jou gesignaleerde issue. Ik vind wat je schrijft herkenbaar en de mogelijkheden die de oplossing biedt heel adequaat overkomen. Er gaat inderdaad veel tijd verloren met het zoeken naar de juiste informatie op het netwerk als het gaat om stukken die niet door het standaard administratieve systeem geproduceerd worden, maar wel noodzakelijk zijn om de rapportagecyclus compleet te maken. (in Excel, Word, Powerpoint, etc)

En het aanleveren van allerlei rapportages en toelichtingen daarop per mail wordt ook overbodig.

Ik werk zelf als interim controller en ga bij mijn opdrachtgever eens kijken of het daar niet een goede verbeteroptie kan zijn.

Ab

Denk dat het stuk loopt op communicatie. Financiële mensen blinken hier niet op uit. Transparantie is daarom meestal ver te zoeken. Denk dat we op zoek moeten naar een "spoorboekjes systeem" voor informatie. Ook flow management zou een oplossing kunnen zijn. Meer "tracking en Tracing" op de administratie. Wat staat waar, wie is de eigenaar, wie moet er mee werken en wie mag het zien. Deze transparantie kan ons leven een stuk makkelijker maken.