E-mailetiquette voor controllers

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Lees verder:

• Lees het hele artikel

Bij veel controllers roept e-mail een soortgelijk gevoel op. Wie ik ook spreek, iedereen klaagt over de hoeveelheid e-mails en het gevoel overweldigd te worden door deze exponentieel groeiende informatiestroom. De pitbullcontrollers proberen overeind te blijven door e-mails op de meest onmogelijke tijdstippen van de dag af te werken.

Allergisch
Maar ondanks dit alles komen veel van ons op een punt dat we het overzicht en gevoel van controle verliezen. En hier is een controller, terecht, allergisch voor. Dit is genetisch bepaald. Het vreemde is dat al diegenen die klagen over de e-mailplaag, allemaal even hard meewerken aan het in stand houden van deze plaag. Het is verbijsterend hoe weinig aandacht organisaties besteden aan het juist omgaan met e-mail.

Cover your ass
Microsoft zou voor het Internationaal Gerechtshof gedaagd moeten worden, voor het ontwikkelen en verspreiden van de reply all-button. Dit is de belangrijkste e-mail multiplier op aarde. Vermenigvuldigt mailtjes sneller dan konijnen hun kroost. Zeer populair in ‘cover your ass’-organisaties. Tot die tijd moeten wij zelf het goede voorbeeld geven:

De tien e-mailgeboden
1. Ik zal nooit de ‘reply all’-functie gebruiken.
2. Voor iedere persoon genoemd in het ‘to’-veld, zal ik specificeren wat er van hem verwacht wordt en wanneer.
3. Ik zal geen ruziemaken via e-mail. Ik geef er de voorkeur aan om de persoon op te bellen en in gesprek te gaan.
4. Wanneer een e-mailwisseling meer dan drie antwoorden bevat, zal ik een nieuwe e-mail opstellen waarin ik het besprokene samenvat.
5. Ik zal alleen relevante personen opnemen in het ‘cc’-veld.
6. Ik zal mijn dankberichten beperken tot speciale gevallen. Wanneer ik echt dankbaar ben, zal ik de persoon opbellen.
7. Ik zal mijn e-mail op gezette tijden afhandelen.
8. Wanneer ik wil dat personen op urgente zaken reageren, zal ik hen bellen of sms’en.
9. Ik zal terughoudend zijn met het gebruik van vette en onderstreepte tekst en leestekens. Men kan deze anders interpreteren dan ze bedoeld zijn.
10. Ik zal drie andere personen ervan overtuigen om zich aan deze tien geboden te houden. Ik zal terugkoppeling geven wanneer zij de regels niet volgen.

Dit artikel is een samenvatting van een artikel van Toin Jansen, dit artikel is eerder gepubliceerd in ControllersMagazine nr 5/6, 2008. Lees hier het hele artikel.