Het treasurystatuut tegen het licht

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Gerelateerd:

• ABN: IT-bedrijven te weinig aandacht voor treasury management
• Financieel stuurwiel in goede en slechte tijden
• Strategie volgens de SWOT-analyse

Wat is het belang van het treasurystatuut en hoe kan het document worden opgesteld dan wel worden herzien om een toegevoegde waarde te creëren voor de hele onderneming?

Wat is het treasurystatuut?
Een treasurystatuut kan gedefinieerd worden als ‘een beleidsrichting op langere termijn op een hoog abstractieniveau’. Het document zorgt ervoor dat binnen maar ook buiten de treasuryafdeling duidelijk is binnen welk strategisch kader gehandeld wordt en met welke mate van handelingsvrijheid.

Het statuut omvat het treasurybeleid, een beschrijving van de treasuryfunctie, de wijze van informatieverstrekking en een omschrijving van de AO/IC die van belang is voor de treasuryfunctie. Het doel is een totaalbeeld te krijgen van de treasuryfunctie en -afdeling waarop kan worden teruggevallen wanneer er discussie ontstaat over de strategische kaders van de treasuryfunctie.

Stappenplan

• Strategische oriëntatie

Het tot stand komen van een treasurystatuut begint met een strategische oriëntatie van de treasuryfunctie, met als doel het vaststellen van de doelstellingen, reikwijdte, de plaats binnen de onderneming en de in te zetten beheertools.

• Inzichtelijk maken van de risico’s

Om de strategische positie van de treasuryafdeling te bepalen, moeten eerst alle risico’s inzichtelijk worden gemaakt en gemanaged. Vervolgens vindt er een verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de afdeling plaats op basis van deze geïdentificeerde risico’s.

• Afbakenen werkgebieden

Het afbakenen van de verschillende werkgebieden is een cruciaal onderdeel in deze exercitie. De ervaring leert namelijk dat een statuut bij een onjuiste of onvoldoende afbakening nooit de waarde krijgt die het verdient, omdat de helderheid, en daardoor de leesbaarheid, verslechtert.

• Inventariseren documenten

Het is raadzaam om een inventarisatie te maken van de aanwezige documenten. Deze analyse heeft de nodige toegevoegde waarde, omdat men nu gedwongen wordt om alle (up-to-date) documenten te inventariseren en te centraliseren op één plek.

• Hiaten invullen

Na de eerste analyse kan worden onderzocht of er gaten zijn in de documenten die samen de AO/IC vormen. Denk hierbij voornamelijk aan specifieke operationele werkinstructies of mandateringsmatrices, maar ook aan formele service level-afspraken die gemaakt zijn met diverse afdelingen of zelfs met andere ondernemingen.

• Kernactiviteiten als spil

Van een hoog abstractieniveau gaat men in het statuut gaandeweg naar concretere doelstellingen en activiteiten. Elke kernactiviteit vertaalt zich weer naar een langetermijn- en een kortetermijndoelstelling, waarin de beschrijving van de verschillende deelgebieden inclusief de te hanteren instrumenten, de bijbehorende beoordelingscriteria en de verschillende rapportages zijn opgenomen.

• Verbeterpunten

Als alle kernactiviteiten omschreven zijn, is duidelijk waar zich eventuele knelpunten bevinden. De volgende stap is verbetervoorstellen aan te dragen voor het huidige statuut.

Voordelen treasurystatuut
Een treasurystatuut is een belangrijk document voor de treasuryafdeling:

•    Een treasurystatuut zorgt ervoor dat het strategisch kader is vastgelegd en doorvertaald naar concrete doelstellingen. Medewerkers profiteren van dit document doordat alles formeel is vastgelegd op één centrale plaats, waardoor een gedegen naslagbron ontstaat.
•    Daarnaast bevat het treasurystatuut een duidelijk totaalbeeld van de treasuryafdeling met haar activiteiten en handelingsvrijheid.
•    Ten slotte krijgt de afdeling als geheel een grotere draagkracht binnen de organisatie en zelfs daarbuiten. Met de formulering van het treasurybeleid in het statuut wordt richting gegeven aan de praktische uitvoering van het strategisch kader.

Een duidelijk kader
De kunst is om dit beleid op een zodanige manier vast te stellen dat er een duidelijk omlijnd kader ontstaat, met daarbinnen een bepaalde mate van handelingsvrijheid. Bij de opstelling en het updaten van het treasurystatuut kunnen bovendien aandachtsgebieden ontdekt worden die vervolgens kunnen worden opgepakt.

Periodieke review
Het belangrijk is om een treasurystatuut periodiek te reviewen, zodat altijd een up-to-date document voorhanden is. Een verouderd statuut heeft namelijk geen toegevoegde waarde en zal hierdoor zijn draagkracht verliezen.

Als een treasurystatuut op deze manier tot stand komt, vormt het document meer dan alleen een formele vastlegging en wordt voorkomen dat het een dode letter wordt zonder toegevoegde waarde.


Bron: Controllers Magazine
Auteur: Tom Jaegers