Bang voor cijfers

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Gerelateerd:

• De portfoliodenkers
• Creatief boekhouden bekend begrip onder controllers

Cijfers schetsen goed beeld van de organisatie
Het lijkt erop dat er binnen Nederlandse bedrijven een zekere angst heerst om rapportages te gebruiken. Controllers zijn bang om resultaten dusdanig vast te leggen, dat er een mogelijkheid bestaat om op basis van de uitkomsten te worden afgerekend. Maar ook werkgevers kunnen het vaak moeilijk aan om de waarheid onder ogen te zien. Juist via goede, meetbare rapportages ben je als bedrijf in staat om een goed beeld te scheppen van de stand van zaken.

Toch zijn Nederlandse bedrijven meer dan ooit bezig met het meten van prestaties. Er wordt veel tijd gestopt in het verwerken van de meest uiteenlopende gegevens in verschillende management rapportage systemen. Intussen is ook nog eens een disbalans ontstaan tussen de standaard processen en wat bedrijven uiteindelijk uit de systemen halen.

Laatste moment
Te vaak is gebleken dat wat de eindverantwoordelijke wenst, uiteindelijk pas aan het eind van de rit naar voren komt. Het komt nog regelmatig voor dat managers op het laatste moment informatie over een specifiek onderwerp willen, maar dat in het proces niet kunnen overzien. Helaas ten koste van de inspanningen van controller.

Managers houden niet van cijfers. Cijfers zijn te ingewikkeld. Tijdens vergaderingen komen gegevens uit de administratieve en financiële systemen dan ook nauwelijks aan bod. En komen ze dat wel, dan twijfelt een derde van de deelnemers aan de juistheid ervan. Uit onderzoek van Cognos is naar voren gekomen dat cijfers die uit de bedrijfssystemen zijn gegenereerd worden nauwelijks besproken. Zeventig procent zou dit zelfs helemaal niet doen.

Het besluitvormingsproces kan niet zonder cijfers
De zucht naar informatie aan de ene kant en aan de andere kant het matige gebruik van al die data zorgt voor de nodige verwarring. Toch vormen rapportages een wezenlijk onderdeel van het besluitvormingsproces, in iedere organisatie. Ook buiten de bedrijfsmuren maken aandeelhouders, analisten en toezichthouders gretig gebruik van jaarverslagen en maandrapportages.

Wat men vaak niet beseft, is dat achter het tot stand komen van het maken van rapportages vaak een omvangrijk proces verscholen zit met veel spelers die allen hun cijfers, uitleg en verklarende teksten, tijdig dienen aan te leveren. Als iedere betrokkene in het cijferproces zich nou eens zou vermannen, dan zou dat de wereld een stukje overzichtelijker maken.