15 rapportage communicatietips

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Het maken van de juiste financiële rapportages blijft een uitdagende klus. Controllers hebben vaak de neiging rapportages te maken op operationeel niveau, terwijl het bestuur alleen maar geïnteresseerd is in welke impact de operationele resultaten op de bedrijfsstrategie hebben.

Een rapportage op managementniveau is anders dan een rapportage op het niveau van een Raad van Bestuur. U moet als controller in staat zijn om de vertaalslag te maken van operationeel naar strategisch. De juiste vorm van communicatie is hierbij cruciaal. Hier volgen een paar tips om ervoor te zorgen dat het managementteam begrijpt waar het om draait en om, voor u als controlelr, de juiste communicatiemethodes toe te passen.

1. Denk na over de manier waarop u een boodschap overbrengt. Het effect wordt voor 93% bepaald door communicatie en vaardigheden en maar voor 7% door inhoud en kennis. (Deze tip geldt eigenlijk voor iedere functionaris.)

2. De controller heeft een dienende functie tegenover het management en moet affiniteit hebben met de belevingswereld van managers en beleidsmedewerkers. Probeert u zich in hun gedachtegang te verplaatsen. Bouw een vertrouwensrelatie met hen op.

3. Dat betekent nog niet dat u het onder alle omstandigheden met het management eens moet zijn. Stel u gerust kritisch op tegenover de plannen van het management.
Voorkomen wel dat u als drammer wordt gezien.

4. Houd er rekening mee dat het management vaak slecht op de hoogte is van de mogelijkheden en beperkingen van ICT-toepassingen. Zorg dat u zelf wel op de hoogte bent.

5. Besteed geen tijd aan het (over)doen van andermans werk. Als (historische) gegevens van de boekhouding nodig zijn, dient de boekhouding die te leveren. Houd u bezig met analyses en corrigerende acties op basis van de gegevens, niet met de gegevens zelf. Controleer echter wel of de gegevens die u opneemt elkaar niet tegenspreken.

6. Rapporteer niet alleen in de vorm van ?droge? tekst, maar maak uw rapport inzichtelijk door tabellen met vergelijkende cijfers en grafische presentaties op te nemen. Taartpunt- en staafdiagrammen zijn heel geschikt.

7. Verspil geen tijd met een uitgebreide inventarisatie van wat in een managementrapportage hoort te staan. Begin met een beperkte hoeveelheid gegevens en vul die langzamerhand aan naar aanleiding van kritiek en verzoeken die u krijgt.

8. U kunt niet van iedereen verwachten dat hij onder termen als afschrijven, reserves, voorzieningen, liquiditeit en solvabiliteit hetzelfde verstaat als u. Verwacht niet dat iedereen precies weet wat uw functie is. Ontwikkel een gezamenlijk begrippenkader met de mensen die u van informatie moeten voorzien. Moeten zij uw vaste rapporteurs worden, organiseer dan gerust een training en/of maak een verklarende woordenlijst met financieel-economische begrippen. Maak duidelijk wat er zo belangrijk is aan de informatie die ze verstrekken en waarom u die informatie nodig hebt.

9. Zie rapportages niet als invuloefening, maar zoek de toegevoegde waarde. Help de mensen die aan u moeten rapporteren door een overzichtelijk formulier te ontwerpen.
Toon u oprecht geïnteresseerd in de resultaten. Vraag niet alleen naar de problemen, maar ook naar de positieve resultaten.

10. Zorg ervoor dat bij rapportages geen gegevens overgetypt hoeven te worden. Dat introduceert fouten. Ga altijd uit van de brongegevens.

11 Probeer nooit onaangenaam nieuws te verdoezelen. Niemand is daarbij gebaat. Natuurlijk mag u het onaangename nieuws wel op een tactvolle wijze brengen. Dat is iets heel anders (al zijn er mensen die dat niet geloven).

12 Leer van uw eigen fouten, maar vergeet niet melding te maken van uw successen. Dat is gepaste trots en geen ijdelheid!

13.Zie financiele instrumenten niet als speeltjes die een keer geprobeerd moeten worden. Voer pas een nieuw instrument in als u zeker weet dat de organisatie ermee gebaat is.

14 Uw primaire taken zijn rapportage en advies. Het kan gebeuren dat uw adviezen niet worden opgevolgd of, nog erger, dat het management niets doet met uw rapporten en adviezen. Accepteer dat. Het is niet uw taak om te lobbyen voor uw adviezen en zeker niet om ze maar door te drukken. Wordt uw advies overgenomen, dan is het niet uw taak om voor de uitvoering te zorgen.

15 Overzie alle aspecten van de bedrijfsvoering en wordt niet gezien als 'de figuur die alleen op de centen let'!

Bron: Managementsite.nl