Vergaderen is leuk

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Gerelateerd:

• Tien tips voor een beter netwerk
• 10 tips voor werken bij warmte
• Communiceren met ICT
• E-mailetiquette voor controllers

10 Opmerkelijke tips
Om u een duwtje in de juiste richting te geven, heeft ControllersMagazine.nl alvast 10 opmerkelijke vergadertips verzameld:

1.      Zet statafels in de vergaderruimte
Omdat bijna niemand ervan houdt om lang te staan, zal staand vergaderen motiveren om de zaken kort te houden.

2.      Hang een grote klok op
Het is misschien niet voldoende om een vergadering kort te houden, maar een grote klok kan wel helpen. Iedereen kan dan makkelijk de tijd in de gaten houden.

3.      Benoem een gewone medewerker tot voorzitter
Waarom benoemen managers zichzelf zo vaak tot voorzitter van een vergadering? Dat is lang niet altijd de beste keuze. Soms is het veel efficiënter en waardevoller als een van de medewerkers de vergadering voorzit.

4.      Schaf de rondvraag af
Als je mensen vooraf en aan het begin van de vergadering de gelegenheid geeft om punten aan de agenda toe te voegen, dan kan de rondvraag eigenlijk worden afgeschaft. Dat scheelt zo een half uur.

5.      Vertel laatkomers nooit wat er al is besproken
Begin nooit opnieuw voor laatkomers. Bijpraten van de laatkomers is ook niet nodig, want zij kunnen achteraf in de notulen lezen wat er zonder hen was besproken en was besloten.

6.      Vergader alleen als dat nodig is
Het klinkt zo logisch, maar toch wordt hier heel vaak tegen gezondigd. Het kan heel nuttig zijn om soms hardop de vraag te stellen: waarom vergaderen wij nu eigenlijk? Is daar geen goed antwoord op te geven, stop er dan mee.

7.      Vergader over het vergaderen
Efficiënt vergaderen is voor een deel ook Best Practice. Het kan daarom zeer zinvol zijn om soms de vergadering zelf op de agenda te zetten. Dat kost op dat moment wat tijd, maar het zal tijd besparen tijdens het volgend overleg.

8.      Grijp als medewerker zelf in bij slecht vergaderen
Merk je dat er slecht wordt vergaderd, zeg er dan wat van. Je collega's zullen je dankbaar zijn, want jij bent waarschijnlijk niet de enige die zich ergert. Als je dan ook met verbetervoorstellen komt, dan heb je ook nog een blije manager.

9.      Actie- en besluitenlijst i.p.v. notulen
Bij veel vergaderingen wordt er ook een samenvatting gemaakt van wie wat heeft gezegd. Is dat werkelijk nodig? Bij de meeste vergaderingen kan eigenlijk worden volstaan met een actie- en besluitenlijst.

10.  Zorg voor je eigen entertainment
Heb je alles geprobeerd, maar wilde je manager niet naar je advies luisteren en moet je weer naar zo'n doodsaaie vergadering, zorg dan voor je eigen entertainment. Een bekende manier is de bullshit-bingo.

Auteur: Robin Kerkhof