10 tips voor het voorzitten van een vergadering

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Er zijn veel verschillende voorzitters. Het varieert van een voorzitter van een grote organisatie of een bedrijf die een paar keer per week een vergadering voorzit tot iemand die af en toe een vergadering voorzit. De taakomschrijving en de verantwoordelijkheden zijn natuurlijk anders.

Onderstaande tips van Carla van den Bosch van Vergaderen doe je zo! zijn algemeen en bruikbaar voor elke voorzitter.

Voor de vergadering
1. Kijk welke discussieonderwerpen er liggen en verzamel nieuwe punten
Stel de agenda op. Maak een tijdschema en hou daaraan vast.

2. Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten
Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Tijdens de vergadering
3. Benoem het doel van de vergadering, licht de agenda en het tijdschema toe
Licht ook elk agendapunt kort toe en benoem de discussiepunten.

4. Hou het proces in de gaten
Onderscheid doel/werkwijze, verleden/heden/toekomst en personen en zaken.

5. Hou vast aan de lijn van het agendapunt en kap lange zinloze discussies af Noteer interessante zijlijnen voor een andere discussie. Kort tijdrovende punten in of schuif het door.

6. Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen
Doe een rondje langs alle deelnemers om ideeën helder te krijgen. Vraag om oplossingen en brainstorm indien nodig.

7. Betrek de deelnemers bij de vergadering
Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.

8. Kijk naar non-verbale communicatie
Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd?

9. Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

10. Zorg voor sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.

Bron: Managers Online