Drie tips voor efficiënt vergaderen

0 reactie(s) | Tekstgrootte:

Drie tips voor een goede voorbereiding:

1. Zorg dat de notulen ruim voor de vergadering bij iedereen zijn
De notulist dient de notulen van de voorgaande vergadering op tijd te verspreiden, zodat de aanwezigen zich tijdig en goed kunnen voorbereiden

2. Lees de notulen en de stukken aandachtig
Laat je gevoel spreken, zonder direct te onderbouwen. Schrijf op wat er bij je opkomt. Vlak voor de vergadering bekijk je de aantekeningen opnieuw en maakt u er punten van.
Vervolgens onderscheid je bijzaken en hoofdzaken. Als je een voorstel krijgt wat in de vergadering besproken zal worden, zet je er in de eerste ronde bijvoorbeeld bij ‘mee eens’. In de tweede ronde bedenk je waarom je het er mee eens bent, wat de voor- en nadelen zijn, wat problemen zijn, hoe die op te lossen zijn en hoe een en ander volgens jou het best uitgevoerd kan worden.

Als je je realiseert bij het lezen van de notulen dat er uitgebreid ergens over gepraat is, maar dat er niets besloten is, dan zet je bij het onderwerp ‘besluit?’. In de volgende ronde formuleer je een besluit dat logischerwijs uit de discussie voortvloeit. Als je dit vervolgens inbrengt in de volgende vergadering is het makkelijk om snel alsnog een besluit te nemen.

3. Kom met oplossingen voor de problemen die jij signaleert
Het signaleren zelf is waardevol, maar door ook met een oplossing te komen, verbeter je de vergadering. Als je niet direct een oplossing hebt, zijn ook jouw gedachten richting een oplossing vaak genoeg om met elkaar een oplossing te vinden. Positieve inbreng wordt meestal beter opgepakt dan alleen het signaleren van een probleem. Daarmee kan het probleem meteen opgelost worden.

Resultaatgericht
Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. Begin  ruim voor een vergadering de stukken te lezen en commentaar erop te geven. Hou er rekening mee dat het tijd kost. Maar ook dat vergadering zo veel meer oplevert en dat de vergadering zelf korter en effectiever verloopt.

www.vergaderendoejezo.nl