Excel en Business Intelligence
10 reactie(s) |
Tekstgrootte: 
Wat is Business Intelligence?
Met Business Intelligence kunt u gegevens verzamelen, analyseren en presenteren in een dusdanige vorm dat daaruit waardevolle informatie ontstaat die van strategisch belang is voor de onderneming. Veelal is de data afkomstig uit verschillende bronnen. Een ERP systeem kan een van de bronnen zijn, maar is op zich niet echt geschikt voor een business intelligence systeem. Een ERP systeem bevat transactie gegevens op het laagste niveau zoals inkoop- en verkooptransacties. Een Business Intelligence systeem dient verbanden op een hoger aggregatieniveau te kunnen laten zien. Natuurlijk kunt u bij de grote ERP pakketten ook een BI schil bijkopen.
Kenmerken
Een BI systeem heeft de volgende kenmerken:
• Gebruikersvriendelijk
• Integratie en consolidatie van diverse brongegevens
• Bijwerken van onderliggende databases
• Hulpmiddelen voor hoogwaardige analyses
• Integratie van analyse en rapportage
• Professionele dashboards
• Ongelimiteerde schaalbaarheid
Excel als BI Systeem
Als we Excel willen gebruiken als BI systeem dan dient Excel te voldoen aan de hier beschreven zeven criteria voor BI systemen.
1. Gebruikersvriendelijk
Het voordeel van Excel is dat deze software door miljoenen mensen jarenlang wereldwijd wordt gebruikt. Derhalve kan de gebruiker in een vertrouwde omgeving werken. Als u echter Excel wilt inzetten voor een BI systeem dient u zich wel te houden aan de uitgangspunten voor het opzetten van betrouwbare modellen.
2. Integratie en consolidatie
Excel kan data inlezen vanuit verschillende bronnen. Daarbij kunt u denken aan tekstbestanden, webpagina’s en diverse databases zoals Access, Oracle en SQL server. Verbinding met databases kan geschieden via een Open Database Connectivity Driver. Daarnaast kan de functionaliteit van Excel worden uitgebreid door de koppeling met third party software zoals Excel add-ins voor ERP en open source software zoals PALO. Excel fungeert dan als front end en de database als back end. Voor grotere bedrijven zal Excel echter ingezet worden als inleesbron voor Microsoft Office Sharepoint Server.
3. Bijwerken onderliggende databases
Via de programmeertaal VBA kan Excel ook databases bijwerken en met behulp van een open source software PALO kan via de daarvoor toegestane autorisaties een multidimensionele database worden bijgewerkt.
4. Hoogwaardige analyses
Excel heeft een rijkelijk palette aan analyse tools zoals:
- meer dan 300 voorgedefinieerde functies
- knelpuntencalculatie m.b.v. de oplosser
- scenario manager
- what if analyses
Daarnaast zijn er nog third party Excel add-ins die ingezet kunnen worden als bijzondere calculaties vereist zijn zoals Tableau of de Microsoft SQL Server Data Mining add-in voor Excel 2007. Deze bevatten geavanceerde hulpmiddelen om uw data te classificeren en te gebruiken voor het maken van voorspellingen. U kunt dan gebruikmaken van beslissingsdiagrammen, nauwkeurigheidsgrafieken, clusterdiagrammen en associatieregels
5. Rapportage
In vergelijking met ander BI systemen kan in Excel relatief op eenvoudige wijze dynamische en interactieve rapporten worden gebouwd zonder de hulp van een IT afdeling. Het is wel hier van belang om ook hier weer te voldoen aan de eisen van een goed model en de nodige controles in te bouwen.
6. Dashboards
In Excel kunt u professionele dashboards maken compleet met scorecards en tachometers. In een goed opgezet model zijn de dashboards automatisch bijgewerkt zodra de data zich heeft gewijzigd.
7. Schaalbaarheid
Met een goed opgezet model is het mogelijk om tegemoet te treden aan gewenste uitbreidingen. Bij grotere en gecompliceerdere modellen zal echter Excel niet steeds kunnen voldoen en zal gewerkt dienen te worden met een aparte BI applicatie zoals bijvoorbeeld Excel Services en Office Sharepoint Server.
Ontwikkelen van BI systemen
Met Excel kunt u binnen relatief korte tijd een BI systeem ontwikkelen. De kosten zullen beperkt zijn. Voor de grotere bedrijven zal dat veel meer voeten in de aarde hebben en ook meer kosten met zich meebrengen. Er zullen ook meerdere partijen betrokken zijn waarbij communicatie een belangrijke rol speelt om alles goed op elkaar af te stemmen. U kunt Excel daarnaast gebruiken als een tool voor het ontwikkelen van een BI prototype.
Samenvatting
Voor kleine tot middelgrote applicaties kan Excel uitstekend dienst doen als Business Intelligence Tool. Voordelen zoals bekendheid bij de gebruikers, lagere kosten en snelle implementatie zijn evident. Bij grotere applicaties zal Excel niet meer de rapportage tool zijn maar wel onderdeel kunnen vormen van een groter systeem zoals Office Sharepoint Server. Voor het ontwikkelen van dergelijk BI systemen dient u meer tijd in te plannen en ook veel hoger budget in ogenschouw te nemen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Tony de Jonker, Excel goeroe en ontwikkelaar. Hij geeft de cursussen Masterclass Excel en Bootcamp Excel Dashboards. Voor nadere informatie kunt u hem bereiken via dejonker@worldmail.nl
10 reactie(s)
Hoi Ronald, helemaal eens ! Wat een leuk een-tweetje zo. Om dat te onderstrepen, stel ik voor dat wij binnenkort weer eens een bijkletsende lunch pakken, met als onderwerpen: onze goede oude Oracle tijden, de schitterende resultaten van jouw prachtige bedrijf Scamander, BI en de toegevoegde waarde van QlikView binnen een wereldwijd explosief groeiend aantal organisaties... :-)
Er zijn inderdaad meerdere wegen naar Rome, maar de meeste mensen kiezen liever toch de meest comfortabele en dat betekent voor iedereen natuurlijk een subjectieve en dus vaak andere invulling.
In mijn beleving (maar preek voor eigen parochie) is QlikView geweldig in het represententeren en razend snel analyseren van (indien nodig enorme hoeveelheden) data (en indien gewenst uit meerdere bronnen tegelijkertijd), zonder dat je daarbij als eindgebruiker hoeft te (kunnen) programmeren of cursussen van weken of langer moet volgen.
Iedereen, zelfs mensen die bij wijze van spreken zo van straat worden gepikt, kan met QlikView, ongeacht de applicatie, binnen een minuut aan de slag. Gegarandeerd. Zou trowuens een hele mooie stunt zijn...
Dat geldt helaas niet voor vele andere tools, oplossingen, of hoe ze ook gepositioneerd worden. Dat verklaart in mijn beleving ook het grote succesverhaal van QlikView. Op een Google/i-Tunes achtige manier nuttige informatie uit je data halen op elk gewenst medium op elk gewenst moment. Dat wil iedereen en met QlikView heb je dat ook.
Bij voorbaat mijn excuses voor het enigszins evangelische karakter van mijn reactie. Maar, I'm a believer....
De essentie is wat mij betreft niet zozeer de tool. Qlikview is een prachtig product.
Juist de combinatie van Open Source componenten zoals Palo zorgen voor een goed fundament waarop tools als Qlikview en ook Crystal kunnen werken.
In dit fundament regel je de vertaling van de fysieke gegevens naar bedrijfslogica. Mijn overtuiging is dat je het programmeren van die vertaalslag niet in Crystal of Qlikview moet doen. Dat bemoeilijkt het delen van die kennis, en maakt je erg afhankelijk van query tools.
Het is maar een overtuiging, en natuurlijk zijn er meer wegen naar Rome.
Ik doe B.I. toch liever met Crystal Reports daar dit er beter voor geoutilleerd is dan Excel. Gemakkelijker bij ontwerp en minder bewerkelijk.
Ik steun de reactie van Henk Jekel. Met Qlikview kun je erg goede en easy to use BI-toepassingen maken, o.a. in combinatie met Excel.
Groet, Gerard Klomp
Onze firma Scamander is per 1 mei gestart met het aanbieden van oplossingen op basis van Palo, en dan specifiek gericht op controllers. Je kan er namelijk prima het planning proces mee ondersteunen. Niet alleen het tonen van actuals vanuit allerlei dimensies, maar ook het opvoeren van forecasts/prognoses en budgetten. En dat vanuit Excel op een beheersbare manier. Of zelfs via een web pagina, omdat je met Palo een eenmaal gemaakte Excel sheet 1-op-1 kan publiceren op intranet....echter met de data centraal. Zie www.dataliberation.nl/dev voor enkele voorbeelden.
Tony is inderdaad erg kundig met Excel, ik ken hem uit mijn tijd bij de Gemeente Zaanstad waar hij onder andere voor de facilitaire sector het een en ander aan spreadsheets heeft ontwikkeld. Hij heeft overigens ook een boekje geschreven over Excel zie deze link: http://www.managementboek.nl/boek/9789013035483/effectiever_werken_met_excel_tony_de_jonker.
Reageren
Controllers vacatures
Top 5 meest gelezen
Thema: Arbeidsmarkt
Ondanks toenemende concurrentie op de arbeidsmarkt voor hoog opgeleide financials zijn de omstandigheden nog steeds gunstig. Wat zijn de trends en ontwikkelingen op de financiële arbeidsmarkt? U leest er meer over in dit thema
