De uitkomsten van het onderzoek dat ControllersMagazine recentelijk door de Hay Group onder financiële managers van Nederlandse bedrijven heeft laten uitvoeren, ligt in het verlengde van het beeld waarover ook het Britse Datamonitor recentelijk schreef. Vanuit financieel perspectief is het logisch dat gesneden wordt in kosten in tijden van crisis. Daar staat tegenover dat het vanuit risicoperspectief belangrijk is dat deze bezuinigingen niet leiden tot een sterke verlaging van de weerbaarheid van de onderneming.
Gestuntel
Een ander aspect dat mij is opgevallen, is dat ondernemingen onderzoeken naar mogelijke onregelmatigheden de afgelopen maanden veelal zelf zijn gaan uitvoeren. Gegeven de slechte economische omstandigheden is dit een hele begrijpelijke keuze, maar net zoals het doorvoeren van bezuinigingen kan dit ook een keerzijde hebben. Een keerzijde die een behoorlijk negatieve impact op de onderneming kan hebben. Stelt u zich voor: het vermoeden bestaat dat de onderneming voor een fors bedrag is benadeeld door een in- of externe partij, zoals bij Madoff, Rochdale of het Philips Pensioenfonds. Het vertrouwen is geschonden. Er bestaat bij het bestuur en de commissarissen onduidelijkheid over waarom de onregelmatigheden niet vroegtijdig zijn gesignaleerd en over wie intern heeft zitten slapen. Binnenskamers conclusies trekken is één, maar ze ten overstaan van een rechter kunnen onderbouwen en er juridische consequenties aan kunnen verbinden, is iets anders. In de huidige tijd loopt men het risico dat onprofessioneel gestuntel meteen in de pers en door de belegger afgestraft wordt. Terecht!
Moeilijk repareren
Ik constateer dat ondernemingen na verloop van tijd toch bij ons aankloppen voor ondersteuning. De redenen daarvoor zijn vaak gelegen in het ontbreken van tijd, kennis en ervaring om complexere feitenonderzoeken tot een goed einde te brengen. Regelmatig blijkt in de praktijk dat juist bij de start van een onderzoek al zaken fout gaan. In de eerste fase van een onderzoek dienen belangrijke keuzes gemaakt te worden die voor het verdere onderzoek van cruciaal belang zijn. De decision makers moeten zich dan ook goed bewust zijn van de gevolgen van hun keuzes of het ontbreken ervan, omdat indien keuzes niet of niet goed gemaakt worden, dat achteraf vaak moeilijk valt te repareren.
Belangrijke keuzes hebben onder meer betrekking op:
- Het instellen van het onderzoek. In veel gevallen blijkt men bij vermoedens van onregelmatigheden huiverig te zijn voor het instellen van een onderzoek. Door de jaren heen hebben wij juist geconstateerd dat het getuigt van professionaliteit om bij een vermoeden een onderzoek in te stellen. Zoals bij de Madoff- en de Philips Pensioenfondscasussen blijkt dat in de meeste gevallen vermoedens over onregelmatigheden al langer rondzingen, weten zelfs toezichthouders, cliënten, bestuursleden of commissarissen van de vermoedens, maar is men angstig voor de mogelijke negatieve impact als de zaak in de pers komt.
- De keuze voor een extern onderzoeksbureau. De keuze voor een onderzoeker moet gemaakt worden aan de hand van de aard van de problematiek. Op hoofdlijnen kunnen vormen van financieel-economische criminaliteit zich op vier deelterreinen voordoen, namelijk financieel-administratief, juridisch, operationeel of technologisch. Voor de goede afloop van het onderzoek is het belangrijk dat de onderzoeker specialist is op de deelterreinen waar de problemen zich voordoen. Te vaak komt het voor dat onderzoekers ten onrechte roepen dat zij specialist zijn op alle deelterreinen. Dat is niet zo, het zijn ook gewoon mensen! Zo is het onzinnig dat advocaten onderzoekswerkzaamheden verrichten en daarbij naar een geautomatiseerde financiële administratie kijken.
- De keuze voor een advocatenkantoor. Advocaten kunnen net zoals accountants heel divers geschoold zijn. Dat betekent dat een goede vastgoedadvocaat nog geen verstand hoeft te hebben van beslaglegging, buitenlandse disclosure proceedings of strafrecht. Voor een optimaal eindresultaat is het belangrijk dat er een adequate samenwerking plaatsvindt tussen de advocaat en de onderzoeker. Mochten zij langs elkaar heen werken, dan is de kans groot dat het eindresultaat te wensen over laat.
- Het in- en extern veilig stellen van gegevens. Dit onderdeel is vaak het meest ondergewaardeerde onderdeel van het onderzoek. Een optimaal onderzoek staat en valt met de beschikbaarheid van belangrijke gegevens. Het gezegde garbage in, garbage out is hier zeker van toepassing. Te vaak komt het voor dat men niet meteen belangrijke gegevens voor het onderzoek veilig stelt. Daardoor zijn betrokkenen in staat om belangrijke gegevens te laten verdwijnen, waardoor het moeilijk, zo niet onmogelijk wordt om onregelmatigheden te reconstrueren. Het is een illussie te denken dat zaken opgelost kunnen worden door alleen stevige interviews met betrokkenen te hebben. Dat gebeurt alleen in tv-series!
De huidige kredietcrisis zal ertoe leiden dat meer lijken bij een terugtrekkende zee boven water komen. Het is in het belang van de onderneming om adequaat en professioneel te reageren. Mocht men niet het gehele onderzoek willen uitbesteden, dan is het in ieder geval de moeite waard om voor de aanvang van het onderzoek deskundig advies in te winnen hoe het onderzoek opgepakt kan worden en waar op gelet moet worden. Een tweede kans krijgt men niet!